某軟件公司昔日風(fēng)光無(wú)限，市場(chǎng)迅猛擴(kuò)張，銷(xiāo)售業(yè)績(jī)驕人。如今該公司卻陷入困境，業(yè)績(jī)急劇下滑，令人堪憂。雖然該公司總部不設(shè)于北京，但其光盤(pán)代理生產(chǎn)廠卻位于北京。令人費(fèi)解的是，該公司竟將母盤(pán)留于北京，且未與光盤(pán)生產(chǎn)廠家建立嚴(yán)密的合作協(xié)議，缺乏書(shū)面合同及規(guī)范的票務(wù)管理制度。
由于缺乏系統(tǒng)的票務(wù)管理機(jī)制，該公司很快暴露出諸多問(wèn)題。從兩個(gè)典型案例中，可窺見(jiàn)當(dāng)時(shí)公司問(wèn)題的嚴(yán)重性。
事件一：公司會(huì)計(jì)接到光盤(pán)代理生產(chǎn)廠的電話，稱有公司業(yè)務(wù)員在未告知公司的情況下壓盤(pán)并要求生產(chǎn)費(fèi)用寄付。會(huì)計(jì)查證后確認(rèn)此事屬實(shí)，但業(yè)務(wù)員卻未向公司報(bào)備此事并截留了相關(guān)款項(xiàng)。由于缺少規(guī)范的票務(wù)管理制度，這種情況時(shí)有發(fā)生，給公司帶來(lái)了重大損失。
事件二：關(guān)于貸款轉(zhuǎn)賬的問(wèn)題，公司未按正常操作程序要求業(yè)務(wù)員將貸款轉(zhuǎn)至指定賬戶。由于缺乏監(jiān)控和規(guī)范的票務(wù)管理，投機(jī)者有機(jī)可乘，導(dǎo)致一筆貸款被業(yè)務(wù)員帶走，給公司造成了損失。
深入分析發(fā)現(xiàn)，票務(wù)管理貫穿公司發(fā)展的始終，無(wú)論是初創(chuàng)階段還是發(fā)展鼎盛時(shí)期，甚至是衰落期，票務(wù)管理都是企業(yè)的命脈。在思考這些悲情商場(chǎng)故事時(shí)，人們往往關(guān)注老總在關(guān)鍵時(shí)刻的錯(cuò)誤決策，卻忽視了諸如票務(wù)管理這樣的細(xì)節(jié)問(wèn)題。正是這些細(xì)節(jié)問(wèn)題往往成為企業(yè)失敗的。對(duì)于上述兩家公司而言，其失敗的根本原因在于票務(wù)管理制度的缺失。
針對(duì)A公司存在的問(wèn)題，應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手解決：
一、不宜將母盤(pán)留在北京或?qū)⒛副P(pán)留京需與生產(chǎn)廠家建立嚴(yán)密的協(xié)定，制定一套約束彼此的規(guī)章制度和票務(wù)管理章程。
二、加強(qiáng)內(nèi)部票務(wù)管理制度建設(shè)，任何人不得僅憑電話就在代理廠家生產(chǎn)光盤(pán)，必須有嚴(yán)格的合同和票據(jù)管理制度。
三、規(guī)范貸款轉(zhuǎn)賬流程，建立正常的操作程序和票務(wù)管理監(jiān)控機(jī)制，防止業(yè)務(wù)員截留公司收入。
四、老總需了解票據(jù)管理的重要性，從以下五個(gè)方面著手改進(jìn)：
1. 建立嚴(yán)格的票據(jù)管理制度，確保付款有單據(jù)，業(yè)務(wù)員付款給印盤(pán)廠、提貸付款均須有票據(jù)。
2. 加強(qiáng)對(duì)庫(kù)管的認(rèn)識(shí)和重視，建立規(guī)范的入庫(kù)單據(jù)簽字流程。
3. 與光盤(pán)代理生產(chǎn)廠家簽訂書(shū)面合同，建立健全的票據(jù)管理制度。
4. 明白發(fā)票的作用和意義，不得憑關(guān)系隨意開(kāi)出發(fā)票作為憑證。
5. 重視會(huì)計(jì)的重要性，聘請(qǐng)專業(yè)且懂票據(jù)管理的人員擔(dān)任會(huì)計(jì)職務(wù)。
公司A遭遇的兩大事件
事件一：公司會(huì)計(jì)接到光盤(pán)代理生產(chǎn)廠家的電話，詢問(wèn)是否有人到廠家壓盤(pán)并請(qǐng)求支付生產(chǎn)費(fèi)用。會(huì)計(jì)對(duì)此感到疑惑，因?yàn)楣静⑽催M(jìn)行過(guò)此類操作。經(jīng)進(jìn)一步核實(shí)，發(fā)現(xiàn)真的有業(yè)務(wù)員未經(jīng)授權(quán)就進(jìn)行了壓盤(pán)操作，并欠下了費(fèi)用。這種情況對(duì)公司的利益造成了損失，也影響了公司的風(fēng)氣，使得其他員工產(chǎn)生了動(dòng)搖。
事件二：關(guān)于貸款轉(zhuǎn)賬的問(wèn)題，公司本應(yīng)按照正常操作程序要求業(yè)務(wù)員將貸款轉(zhuǎn)到指定賬戶。由于某些管理上的疏忽，業(yè)務(wù)員將貸款支付給了印盤(pán)廠并未進(jìn)行報(bào)賬，導(dǎo)致公司無(wú)法追蹤貸款的流向。公司存在貸款被業(yè)務(wù)員私自挪用的情況，這主要是由于公司內(nèi)部票務(wù)管理制度的不健全，以及對(duì)業(yè)務(wù)員的貸款缺乏監(jiān)控機(jī)制所致。這種不透明的財(cái)務(wù)操作給投機(jī)分子提供了機(jī)會(huì)，對(duì)公司造成了巨大的經(jīng)濟(jì)損失。
深入分析
票務(wù)管理是貫穿公司發(fā)展的核心環(huán)節(jié)，無(wú)論是初創(chuàng)階段還是發(fā)展高峰期，甚至是衰落期，票務(wù)管理的成敗直接關(guān)系到企業(yè)的生死存亡。對(duì)于公司A而言，其存在的問(wèn)題主要包括以下幾個(gè)方面：
一、對(duì)于不在本地的公司來(lái)說(shuō)，與在北京的光盤(pán)代理生產(chǎn)廠家合作時(shí)，應(yīng)建立嚴(yán)密的協(xié)議和票務(wù)管理制度，避免母盤(pán)留存在異地帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。
二、公司內(nèi)部票務(wù)管理制度不完善，任何人都可以通過(guò)電話在代理廠家生產(chǎn)光盤(pán)，導(dǎo)致光盤(pán)出廠價(jià)與市場(chǎng)價(jià)的巨大差異，存在業(yè)務(wù)員壓盤(pán)后只給予壓盤(pán)費(fèi)而截留公司收入的情況。
三、貸款轉(zhuǎn)賬流程不規(guī)范，缺乏正常的操作程序和票務(wù)管理，公司對(duì)業(yè)務(wù)員的貸款缺乏監(jiān)控。這種情況使得投機(jī)分子有機(jī)會(huì)利用漏洞謀取私利。
四、公司高層對(duì)票據(jù)管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1. 缺乏嚴(yán)格的票據(jù)管理制度，業(yè)務(wù)員付款給印盤(pán)廠和提貸付款時(shí)沒(méi)有票據(jù)，導(dǎo)致公司的營(yíng)銷(xiāo)情況無(wú)法被有效監(jiān)控。
2. 對(duì)庫(kù)管的認(rèn)識(shí)不夠，入庫(kù)流程不規(guī)范，僅憑發(fā)票就能入庫(kù)，打亂了票據(jù)管理的規(guī)范。
3. 與光盤(pán)代理生產(chǎn)廠家沒(méi)有書(shū)面合同，僅憑電話就進(jìn)行生產(chǎn)，缺乏健全的票據(jù)管理制度。
針對(duì)公司B的問(wèn)題，主要存在于夫妻二人同時(shí)擔(dān)任重要職務(wù)的情況。夫妻在民法上被視為一體，同時(shí)負(fù)責(zé)這兩個(gè)工作不符合現(xiàn)代企業(yè)管理的規(guī)范。會(huì)計(jì)和出納的職務(wù)由同一人擔(dān)任也極易出現(xiàn)作弊情況。權(quán)力需要制衡，這是企業(yè)管理的基本原則。
解決方案
任何公司或企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中都會(huì)面臨困難，關(guān)鍵在于如何直面并解決困難。對(duì)于公司A來(lái)說(shuō)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手解決票務(wù)管理問(wèn)題：
一、加強(qiáng)母盤(pán)管理，制定與生產(chǎn)廠家之間的嚴(yán)密協(xié)定和票據(jù)管理章程。
二、規(guī)范貸款轉(zhuǎn)賬流程，要求業(yè)務(wù)員按正常操作程序?qū)①J款轉(zhuǎn)到指定賬戶，并建立完善的票據(jù)管理制度。
三、與光盤(pán)代理生產(chǎn)廠家簽訂書(shū)面合同，確保生產(chǎn)光盤(pán)的流程和費(fèi)用有明確的票據(jù)為證。
五、構(gòu)建規(guī)范化市場(chǎng)運(yùn)作體系與信息流通機(jī)制，并建立一個(gè)業(yè)務(wù)員評(píng)價(jià)體系。任何業(yè)務(wù)行為都將被記錄存檔，即使業(yè)務(wù)員離開(kāi)公司，其行為信息仍可能被其他公司獲取。業(yè)務(wù)員應(yīng)首先對(duì)自己的行為負(fù)責(zé)。盡管當(dāng)前我國(guó)尚未完善這種信息流通體制，但隨著時(shí)間推移，這種業(yè)務(wù)員評(píng)價(jià)體系的建立將使人才選拔手段與觀念更加標(biāo)準(zhǔn)化，并有利于公司的發(fā)展。
對(duì)于公司B，我們需要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)：
一、設(shè)立專職營(yíng)業(yè)人員，規(guī)定定期盤(pán)存制度，并請(qǐng)專家制定相應(yīng)的營(yíng)業(yè)規(guī)范。
二、建立嚴(yán)格的管理制度，特別是在藥品出入庫(kù)流程上，確保沒(méi)有適當(dāng)?shù)某鋈霂?kù)單不得擅自拿取藥品。用制度管理人而非人為管理。從庫(kù)管角度看，負(fù)責(zé)盤(pán)存時(shí)需要考慮的是誰(shuí)應(yīng)對(duì)后果負(fù)責(zé)，無(wú)論是誰(shuí)拿藥。
三、建立權(quán)力制衡機(jī)制，在關(guān)鍵崗位上避免矛盾與重疊。
舉例說(shuō)明：
案例一：
某遼寧集團(tuán)公司因人事管理漏洞，公章管理不嚴(yán)密，被內(nèi)部員工擅自使用公章簽訂合同，造成重大損失，一直陷入官司糾紛，最終宣布破產(chǎn)。
案例二：
廣東某公司原高管跳槽自創(chuàng)企業(yè)，并在行業(yè)內(nèi)小有名氣。隨著業(yè)務(wù)擴(kuò)展，員工隊(duì)伍和產(chǎn)能大幅上升，但管理層面臨諸多挑戰(zhàn)。某業(yè)務(wù)員入職僅兩個(gè)月即負(fù)責(zé)大訂單處理，因處理不當(dāng)直接影響收款。新員工因交貨壓力提前上崗，但因中層管理人員不足和質(zhì)量管理體系不完善，無(wú)法掌握產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，生產(chǎn)大量次品未被及時(shí)發(fā)現(xiàn)而混入大貨中。客戶投訴和索賠頻發(fā)，企業(yè)聲譽(yù)嚴(yán)重受損，訂單流失，最終破產(chǎn)。
這個(gè)案例強(qiáng)調(diào)了人事管理的重要性，因?yàn)槠髽I(yè)管理機(jī)制的完善都是建立在人事管理基礎(chǔ)之上的。如果新員工入職有良好培訓(xùn)和考核過(guò)程，人事上有協(xié)調(diào)作用，企業(yè)問(wèn)題不會(huì)那么嚴(yán)重。
還需注意管理中的其他現(xiàn)象和問(wèn)題，如領(lǐng)導(dǎo)對(duì)過(guò)程的不了解導(dǎo)致的效率低下、被動(dòng)現(xiàn)象中的信息獲取困難、隨意現(xiàn)象中的工作混亂與浪費(fèi)、十二月現(xiàn)象中的年終突擊表現(xiàn)、振臂一呼現(xiàn)象中的應(yīng)付與浮夸、人性中的高估現(xiàn)象以及天高皇帝遠(yuǎn)現(xiàn)象中的分支機(jī)構(gòu)管理難題等。
為解決這些問(wèn)題，我們需要實(shí)施*管理，將計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、管理技術(shù)與中華文化相結(jié)合，產(chǎn)生一種可操作的具體管理模式，逐步解決企業(yè)管理中的問(wèn)題與現(xiàn)象。可操作的*管理論的定義是……將上述各種技術(shù)與思想融合在相應(yīng)的軟件中，真正實(shí)現(xiàn)可操作，逐步解決企業(yè)管理中的各種問(wèn)題。
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